Covid-19パンデミックは、私たちが知っているように、多くの組織がデジタルでビジネスを変革することを余儀なくされています。 これは、最良の状況ではなかったにもかかわらず、私たちが必要とするプッシュのようです。 このデジタルトランスフォーメーションへの加速により、コミュニケーションを可能にするデジタルツールを増やさざるを得なくなりましたが、さらに重要なのは、より効率的にコラボレーションすることです。 これらのデジタルツールを使用しても、 自動的にコミュニケーションやコラボレーションが向上することはありません。
また、コミュニケーションを効果的に行うのと、より効果的に共同作業を行うのにも違いがあります。 彼らは間違いなく結合されていますが、私たちが思い描いているコラボレーションのレベルに到達するためには、異なる考え方が必要であり、コミュニケーション戦略の多くを変える必要があります。
コミュニケーションの考え方を変える
私たちが以前のコミュニケーション方法(場合によってはまだそう)を見ると、このコミュニケーションの中心であるマネージャーまたは単一のキーパーソン「年長者」がいました。 コミュニケーションは 一方向 に進み、情報戦略の 推進 と考えられる。 これは、この人が組織にとって非常に重要であり、それはその単一の個人にとって良いことですが、組織の観点からは理想的ではありません。 システム全体の中心に情報を収集する人は、この情報を最大限に活用することはできません。 しかし、個人がビジネスにとって価値のあるものとなるため、情報を買いだめする傾向があることを理解する必要があります。 このタイプの買いだめを削除する戦略がない場合、それは継続され、企業はそれに苦しむでしょう。 それだけでは消え去りません。
優れたアイデアは組織内の誰からでも得られ、組織全体の情報を解放する戦略を持つことで、他のユーザーが利用できるようになります。 その情報とこの情報から得られるアイデアをより広くチームに広める方法を持つことは、より革新的なビジネスをサポートするでしょう。 また、チーム メンバーが必要なときに情報を引き出し (非常に重要な) 方法で、その情報を効果的に処理できるようにする戦略も必要です。 これは、すべての情報を常に全員と共有するのと同じではありません。 それはあまりにも多くのノイズになります。 これは、高レベル、必須、および重要な項目を共有することですが、必要なときに他の情報を利用できるようにすることです。 利用可能な情報とは、情報がアクセス可能であるだけでなく、ユーザーが入手する場所を 知っていることを 意味します。 たとえ彼らがそれにアクセスできたとしても、彼らはそれがどこにあるのか分からないかもしれません。
この改善された通信はソフトウェアの問題ではありません。 現在のソフトウェアはコミュニケーションを非常に簡単にしますが、組織が求めているコミュニケーション レベルを得るためには、コミュニケーションの考え方を変更する必要があります。
新しいデジタル時代の古い考え方の一例
多くの部門は、生成する情報が下流のチームや活動にどのように流れるかを改善しています。 しかし、彼らはそれが悪用されることを恐れて、下流に渡される 情報を制御する必要 があるという感覚がまだあります。 たとえば、予備的な情報は、あまりにも早く共有され、意図した「予備的な見解」として使用されません。 この情報の誤用により、私たちは古い考え方に戻り、共有する情報の制御を求めます。
私たちの多くは、洗練されていない情報や不完全な情報を共有した経験を持っていると確信しているので、私たちは皆、この視点を理解できると思います。
この 感情的な荷物 は、エンジニアリングチームが計画者に予備的な情報を渡すことを望んでいない理由です(下流の活動)。 しかし、エンジニアリングチームからの予備的な情報を使用するプランナーに関する以前の問題は意図的 ではありませんでした 。それは単にプランナーがそれが予備的であることを知らなかったからです。 私たち全員が持っている厳しい締め切りでは、プランナーが予備的な情報を大幅に遅くし、最終版で作業をやり直さなければならないことを意味するので、予備的な情報を使用したいと思う理由はありませんでした。
今日のツールを使用すると、共有する情報でデータの状態を明示的に指定できます。 この例では、計画担当者は情報が暫定的な状態であることを知り、適切なアクションを実行します (別のタスクに進み、見積もりに関するエンジニアリングと通信し、予備データを使用して潜在的な問題を特定します)。 今日のデジタルツールを追加することで、以前は簡単に伝えきれなかった情報を伝えることができるようになっています。 この変化は、私たちが将来どのようにコミュニケーションを取りたいかを決める際に、古い感情的な考慮事項の多くを再評価する必要があります。
デジタルコミュニケーションのダークサイド
今日利用可能なデジタルツールは、コミュニケーションをとり、最終的により良いコラボレーションを可能にします。しかし、あらゆる技術や戦略と同様に、それを克服するために私たちが認識すべきことがあります。 コミュニケーションツールを使えば、 ノイズです。
これは、すべての企業が遭遇するだけでなく、克服するものです。 ツールは、常に 100% のコミュニケーションの効率化に合致しているわけではありません。 現在、必要なものだけを共有するよりも、情報の量が増えているというものに重点が置かれている。 これは簡単な解決の問題ではなく、ソフトウェアと組織全体とは異なる考え方の両方がソリューションに含まれます。 たとえば、ほとんどの人は必要以上に多くのストリームをフォローし、組織全体で情報が共有されたときに通知を受け取りたいと考えています。 これは「行方不明の心配」のためであり、Facebookのようなソーシャルネットワークがユーザーから多くのマインドシェア時間を取ることに「うまくいった」理由です。
閉会のコメント
今日、デジタルトランスフォーメーションの取り組みの多くが加速しており、企業全体でより良いコミュニケーションとコラボレーションを可能にするツールを可能にしています。 しかし、これらのツールは、ビジネス全体で情報を共有し、発信する方法の考え方を変えない限り、必ずしもコミュニケーションを改善するとは限りません。
マネージャーやリーダーシップの役割は、コミュニケーションのプッシュスタイルからよりオープンなスタイルに変わり、個人が自給自足し、必要なときに必要な情報を利用できるようにしました。 情報を人質にしている人が一人いれば、今後必要な新しいレベルのコラボレーションはサポートされません。
組織のコミュニケーションやコラボレーションのスタイルを変えることは非常に難しいですが、それは私たちがしなければならないことです。 今日の環境の外部要因は、100%準備が整う前に変化を余儀なくされるかもしれませんが、今は私たちが望む未来をサポートできる変更を実装する最も簡単な時期かもしれません。
今日のツールは、特定の方法でコミュニケーションと共同作業を強制しません。ただし、これらの戦略は、会社が使用することを決定した戦略を有効にします。 現在の可能性を受け入れ、古い感情的な荷物を取り除こうとしましょう。 コミュニケーションとコラボレーションの戦略を変える機会は、今日ほど良くなりました。